Verimlilik sistemi için 5 strateji!
‘‘Bir günün her zaman 24 saati vardır. Zaman, bu gezegendeki herkes için tamamen aynı olan tek kaynaktır. Bu nedenle etkili zaman yönetimi çok değerli bir beceridir. Verimliliğinizi ve işinizi nasıl organize edeceğinizi bilmek, size diğer herkesten daha fazla avantaj sağlar. Bir hale zamanın sihirbazı .
Ama aynı zamanda nadir bir beceridir. Etkili zaman yönetimi zordur. Bazı insanlar işlerini yönetmek için bir tür sisteme sahiptir. Ve yine de diğerleri nereden başlayacaklarını bile bilmiyorlar.
Bu yazıda, zamanı verimli bir şekilde yönetebilmek için kendi üretkenlik sisteminizi nasıl kurabileceğinizi ele alacağım.
Tek ihtiyacımız olan 5 adım:
1. Optimize Etmeden Önce Ortadan Kaldırın
2. Verimlilik Sisteminizi Oluşturun
3. Verimlilik Hack'lerini Dahil Edin
4. Gerçek Görevlerinizi Bulun
5. Etkin Bir Şekilde Delege Edin
Her birini ayrıntılı olarak ele alalım…
#1 Optimizasyondan Önce Ortadan Kaldırın
300GB'tan fazla fotoğraf ve videom vardı.
Akıllı telefonlarımız, her gün bir düğmeye basarak fotoğraf çekmemizi sağladı. Yıllar boyunca binlerce video ve fotoğraf biriktirdim. Bir süre önce klasörleri Dropbox'a ve harici bir sabit sürücüye kopyaladım, böylece bir şeyler ters gittiğinde birden çok yerde yedek alabildim.
Yıllar geçtikçe, kendimi odak dışı veya benzer resimleri silmeye, klasörleri yeniden adlandırmaya, yıllara göre kataloglamaya adadım. Normalde Dropbox klasöründe yaptım, bu da diğer iki kaynağın - bilgisayarım ve harici sabit disk - "eski sürüm" olacağı anlamına geliyordu. Yeni fotoğraflarım olduğunda, onları bilgisayarın sabit diskine koyardım.
Bu yaz Japonya ve ABD'yi ziyaret ettim ve kamera fotoğraflarımı fotoğraf kitaplığıma kopyalamak istedim. Soru hangisiydi? Dropbox muhtemelen en yeni sürümdü, ancak sabit diskimde bulunan tüm telefon fotoğraflarıma sahip değildi. Harici sabit diskte her ikisinin de eski bir sürümü vardı, ancak kaç yaşında olduğundan emin değildim. Fotoğraf koleksiyonumu düzenleme ve optimize etme zamanının geldiğine karar verdim.
İlk yaptığım şey? Optimize etmeden önce elimine ettim.300GB'lık fotoğrafım ve videolarım yoktu, 100GB'lık benzersiz fotoğraflarım vardı ve gereksiz fotoğrafları sildiğimde muhtemelen 40-60GB'a inecekti.
Böylece tüm klasörleri tek bir klasörde birleştirdim ve kopyaları silmeye başladım (bu işlemi otomatikleştirmek için bir yazılım kullandım). Hızla çok yer kazanmak için en etkili zaman yönetimi kurallarından birini - 80/20 kuralını - kullandım: Resimlerin %20'si alanın %80'ini mi kaplıyordu? Yeterince tekrarlanan birkaç video alanın çoğunu kaplıyordu ve bu yüzden 5 dakikadan daha kısa bir sürede 200 GB'a düştüm.
Tüm kopyaları sildikten sonra, hangi fotoğrafların tutulacağını manuel olarak seçmeye başlayabilirim (evet, silmek yerine tut; Kondo'nun kitabından harika bir alıntı , bu konudaki bakış açımı değiştirdi: “Neyi atacağınız değil, neyi saklayacağınızla ilgili.” ). Ne zaman sevdiğin tek şey tutmak , birdenbire her resmi seviyorum.
Şimdi her günün sonunda bir klasörü gözden geçirmek ve neyi tutacağıma karar vermek için birkaç dakika ayırıyorum. Günde yaklaşık 10 dakika sürer ve birkaç hafta içinde yapmam gerekir. Bu 2. adımdır — bir üretkenlik sistemi kullanmak.
Buradaki ahlak nedir? Sahip olduğunuz her şeyi alıp hemen optimize etmeye başlamak klasik bir çaylak hatasıdır.
Günlük işlerinizi optimize etmeye çalışıyorsanız, tüm görevlerinizi bir kağıda yazın ve bunları düşünmek için birkaç dakika ayırın. Ardından, her görev için şu soruyu sorun: “Bu görev amacıma katkıda bulunuyor mu?’’
Hedeflerinizde ilerleme kaydetmenize yardımcı olmayan her şeyi temizleyin. Optimize etmeden önce ortadan kaldırın.
#2 Verimlilik Sisteminizi Oluşturun
Harika, temel olmayan her şeyi elediniz ve artık hedeflerinize katkıda bulunan görevlerle baş başa kaldınız. Şimdi, görevleri öncelik sırasına koymak ve işleri halletmek için sizin için sistem kurma zamanı:
Ama önce, hiçbir üretkenlik sisteminin mükemmel olmadığını anlamak önemlidir. İhtiyacınıza ve çalışma şeklinize göre bir tane geliştirmelisiniz. Yapmak istediğiniz şey, diğer sistemlerden fikir almak ve ardından sizin için özel olarak tasarlanmış kendi özelleştirilmiş sisteminizi oluşturmaktır.
Ana çerçeveyi (eğer isterseniz, sisteminizin “beyni”ni) kurduktan sonra, onu mikro bir düzeye taşıyabilir ve üretkenlik hacklerini kullanarak bu sistemin parçalarını optimize etmeye başlayabilirsiniz .
Başlamak için, işte bazı iyi bilinen üretkenlik sistemleri:
Yapılacaklar Listesi: en basit üretkenlik sistemi ve diğer birçok çerçevenin temeli; “Must Do” sistemi veya Ivy Lee Metodu gibi birçok varyasyonu vardır.
7 Alışkanlık: “ 7 Etkili İnsanların Alışkanlıkları: Kişisel Değişim Güçlü Dersler ” Steven Covey tarafından, çalışma ve yaşam hakkında düşünme biçimlerini nasıl değiştirileceği anlatılmaktadır; işte tanıtım görevi görebilecek harika bir gönderi
İşlerin Yapılması (GTD): David Allen'ın “ İşleri Bitirmek: Stressiz Üretkenlik Sanatı ” adlı kitabına dayanmaktadır ; işte nasıl çalıştığına dair basit bir açıklama
Zen To Done (ZTD): Leo Babauta'nın " Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity System " kitabına dayalıdır, GTD üzerine kuruludur ancak sistem yerine alışkanlıklara odaklanır
Kanban: Çevik proje geliştirme çerçevesi tarafından popüler hale getirilen ve ekip çalışması için harika bir görsel üretkenlik sistemi ; işte nasıl çalıştığına dair hızlı bir giriş
Zinciri Kırma: Jerry Seinfeld tarafından popüler hale getirildi ve piyasadaki en basit sistemlerden biri; Verimliliğin nasıl hesaplanacağınıtartışırken bunun hakkında yazdım
Pomodoro Tekniği: Francesco Cirillo kitabına dayanan “ Pomodoro Tekniği: Alkışlanan Zaman Yönetimi Sistemi Biz çalışmak nasıl dönüştürdüğünü ileri ” , bu öbek zaman ve tam bloklar için basit bir sistemdir Derin Work ; işte Pomodoro üretkenliğine basit bir giriş..
Her bir sistem ve nasıl çalıştıkları hakkında bilgi edinmek için birkaç dakikanızı ayırın. Bizim yapmak istediğimiz en iyi parçaları alıp kendi sistemimizi yapmak. “En iyi parçaların” ne olduğunu yalnızca siz tanımlayabilirsiniz.
İşte harika bir üretkenlik sisteminin ilkeleri:
Öğrenmesi kolay: Bu sistemi öğrenmeniz bir saatten fazla sürüyorsa, yanlış yapıyorsunuz demektir.
Kurulumu hızlı: Sisteminizin kurulumu saatler değil, birkaç dakika sürer
Düşük Bakım: sistem daha hızlı çalışmanıza yardımcı olur ve minimum kullanım süresi gerektirir; ne kadar sürtünmesiz yaparsan o kadar iyi
Çalışma Tarzınızı Modelleyin: iyi bir üretkenlik sistemi, istediğiniz şekilde çalışmayı destekler, tersini değil; aynı zamanda birden çok çalışma stiline kolayca uyarlanabilmelidir.
Uyarlanabilir: Herkesin tercih ettiği üretkenlik hilelerini ekleyebileceği, farklı insanlar için sistemi değiştirmek kolaydır ; özellikle bir ekip tarafından kullanılıyorsa alakalı
İşbirliği Kolay: Bir kişi veya on bin kişi tarafından kullanılan sisteminizi ölçeklendirmek kolay olmalıdır
#3 Verimlilik Hack'lerini Dahil Edin
Üretkenlik sisteminizi kurduktan sonra, mikro düzeydeki şeylere bakabilir ve buna bazı üretkenlik tüyoları ve kuralları dahil etmeye başlayabilirsiniz .
Verimlilik sisteminizi bilgisayarınızdaki veya telefonunuzdaki ana işletim sistemi olarak düşünün. İçinde oluşturduğunuz üretkenlik saldırıları, uygulamalarınızdır. İşletim sisteminizden tam olarak yararlanmaları ve iş deneyiminizi geliştirmeleri gerekir.
İlham almak için favorilerimden birkaçını listeleyeceğim, ancak kendi başınıza araştırma yapmaktan ve tercih ettiklerinizi entegre etmekten çekinmeyin:
1. 2-Dakika Kuralı : İki dakikada bir şey yapılabiliyorsa, sadece yapın.
2. Pomodoro Tekniği: Günün sadece belirli bir bölümünde kullanıldığında hack olarak da kullanılabilir; Sabahları başka bir şeye geçmeden önce iki “pomodoro” yazarak kullanıyorum ; doğru kullanıldığında çok etkili bir zaman yönetimi hilesidir
3. Uçak Modu: Derin Çalışma gerçekleştirirken telefonunuzu uçak modunda tutun; telefonunuzu 21.00-11.00 saatleri arasında uçak modunda tutmak gibi kurallar da oluşturabilirsiniz.
4. Bildirim Yok: telefonunuzdaki, tabletinizdeki ve bilgisayarınızdaki tüm bildirimleri kapatın
5. 80/20 Kuralı : Fotoğraf düzenleme örneğinde bu kuralı kullandım; her zaman size sonuçların %80'ini getiren şeylerin %20'sine odaklanın
6. Parkinson Yasasını kullanın : bir görevi tamamlamak için _mevcut süreyi_azaltın, bitirmek daha hızlıdır (başlangıçta tamamlanması çok uzun sürdüğü için şu anda bu makale için kullanıyorum)
7. Hafta Sonu Planlayın: Yaklaşan çalışma haftanızı Pazar günleri planlayın; planınızı bir e-postada yakalayın ve günlük olarak erişebilmeniz için kendinize gönderin
#4 Gerçek Görevlerinizi Bulun
Etkili zaman yönetiminin bir sonraki adımına geçmenin zamanı geldi: gerçek görevlerinizi bulmak.
Hedeflerinize katkıda bulunmayan tüm görevleri ortadan kaldırdıktan sonra bile, tamamlamanız gereken çok sayıda öğeniz var. Ancak hepsi eşit değil: Bunları önem ve aciliyet açısından değerlendirmemiz gerekiyor. Yalnızca acil ve önemli görevler, “gerçek görevler” olarak adlandırmak sevdiğim şeylerdir.
Gerçek görevlerinizi bulmak için Eisenhower Matrix adlı bir üretkenlik hackini kullanalım. Tüm görevlerinizin listesini alın ve bunları bu matrise ekleyin (şimdiye kadar ilk adımda yaptığımız gibi “Sil” bölümünde hiçbir göreviniz olmamalıdır):
Bu matrisin en güzel yanı, geniş üretkenlik planları ("Bu hafta nasıl yapmalıyım?") ve daha küçük, günlük planlar ("Bugün ne yapmalıyım?") için kullanılabilmesidir.
Acil ve önemli görevler, reaktif modda olmanız ve uzun vadeli hedeflerinize katkıda bulunmanız gereken şeylerdir:
- Liderlik ettiğiniz bir proje hakkında patronunuzdan gelen önemli bir e-posta
- Bir satışı kapatmak için büyük bir müşteriyi arayın
- İnternette makale yazma ve yayınlama
Bu arada, acil ancak önemli olmayan görevler, yine de hedefinize katkıda bulunan ancak esas olarak sürecin bir parçası olan işlerdir.
Eisenhower Matrisini her sabah kullanın (ya da daha iyisi, yapılması gerekenleri bir gün önceden yapın) hedeflerinizde iğneyi neyin hareket ettirdiğini ve neyin hareket etmediğini sorgulamanıza yardımcı olacak etkili bir zaman yönetimi aracı olarak deneyin.
#5 Etkin Bir Şekilde Delege Edin
Bir üretkenlik sistemi oluşturmanın son ve tartışmasız en zor adımına geçmenin zamanı geldi: verimli bir şekilde yetkilendirme.
Yanlış yapıldığında, yetki vermek son derece sinir bozucu bir deneyim olabilir. Özensiz işlerle ve son teslim tarihlerini veya lansmanları geciktirirsiniz. Verimli bir şekilde yetki verme konusunda yıllar boyunca öğrendiğim şeylerden bazıları şunlardır:
Doğru kişiye yetki verin: Görevi devrettiğiniz kişinin gerekli tüm becerilere sahip olduğundan ve işi yapabilecek kapasitede olduğundan emin olun.
Sonuçları tanımlayın: Görev tamamlandığında ne beklendiği, başarı ölçütünün ne olduğu ve son teslim tarihi konusunda net olmalısınız.
Açıklama İsteyin: Ekip üyeniz spesifikasyonularınızı okuduktan/gördükten sonra, spesifikasyonlarınızda net olmayan bir şey olup olmadığını sorun ve bunları daha ayrıntılı olarak açıklayın (gerekirse spesifikasyonları yeniden yazın)
Görevin size açıklanmasını sağlayın: son adım, görevin ne olduğunu kendi sözleriyle size açıklamalarını sağlamaktır; Herhangi bir noktada bir şeyler yanlışsa veya tam olarak istediğiniz/ihtiyacınız olan şey değilse, açıklama sunun. ‘‘ (Dan Silvestre)
